Fonction ‘Scan to E-mail’ avec le Quick Menu ScanSnap Manager allumé ou éteint

Pour quiconque utilisant nos scanners en entreprise ou dans un environnement de travail, les documents numériques sont un véritable mode de vie et sont souvent la première manière dont nous partageons ou fournissons le travail, indépendamment de notre secteur d’activité. Aujourd’hui, ceci implique souvent de partager et de collaborer via le cloud ; quoiqu’il en soit, pour beaucoup, mettre une pièce jointe dans un Email est la méthode de transmission de choix. Ceci en tête, nous procurons à ces équipes un rapide aperçu sur comment numériser pour gérer efficacement les nouveaux documents.

Numériser un document et l’avoir inséré en pièce-jointe dans un email facilement représente le scénario numérisation/Email-automatisé de rêve pour un collaborateur. Avec un ScanSnap, numériser vers un Email peut être effectué de deux manières.

Si vous numérisez régulièrement vers votre Email, vous voudrez suivre les étapes du ‘Quick Menu désactivé’ pour que vos documents papiers soient systématiquement mis en pièce-jointe dans votre Email et envoyés dans la foulée ! Dans les cas où vous auriez besoin de numériser des documents pour plusieurs destinataires, vous devriez suivre les étapes pour ce faire avec le Quick Menu activé.

Numériser vers l’Email avec le Quick Menu désactivé :

  1. Tout d’abord, assurez-vous que le Quick Menu est bien désactivé. Pour cela, cliquez droit sur l’icône ScanSnap dans la barre d’outil en bas de votre écran d’ordinateur et sélectionnez ‘Configuration de la touche SCAN’.
  2. ScanSnap Manager va apparaître. Vérifiez que ‘Utilisation le Quick Menu’ soit décoché. Il se trouve dans le coin en haut à droite du ScanSnap Manager.
  3. Ensuite, sélectionnez l’onglet ‘Application’ et choisissez l’option ‘Scan to E-mail’ dans le menu déroulant. Cliquez sur ‘Appliquer’ et ensuite sur ‘OK’.
  4. Désormais vous pouvez placez vos documents dans le chargeur de documents de votre ScanSnap et appuyer sur le bouton bleu lumineux. Après la numérisation des documents, une fenêtre s’ouvrira pour renommer le fichier PDF. Une fois le fichier renommé, cliquez sur ‘Joindre’. Ceci ouvrira automatiquement votre Outlook et le document en pièce-jointe. Le document est prêt à être envoyé par Email.

Numériser vers un Email avec le Quick Menu activé :

  1. Assurez-vous que le ‘Quick Menu’ est activé, cliquez droit sur l’icône ScanSnap dans la barre d’outils en bas de votre écran d’ordinateur et sélectionnez ‘Configuration de la touche SCAN’.
  2. ScanSnap Manager va s’ouvrir. Vérifiez que ‘Utilisation le Quick Menu’ est coché. Il se trouve dans le coin en haut à droite du ScanSnap Manager.
  3. Chargez vos documents dans le chargeur de documents de votre ScanSnap et appuyez sur le bouton bleu lumineux.
  4. Après avoir numérisé les documents, le ‘Quick Menu’ apparaîtra. Vous aurez ensuite différentes options à choisir pour définir où vous souhaitez que vos documents soient numérisés et stockés.
  5. Cliquez sur l’application ‘Scan to E-mail’, qui est la première application trouvée dans la deuxième rangée.
  6. Encore une fois, vous aurez la possibilité de renommer le document.
  7. Lorsque vous aurez renommé le document ou laissé le document tel quel, cliquez sur ‘Joindre’. Encore une fois, cela va ouvrir Outlook et joindre automatiquement le fichier à un Email. Le document est maintenant prêt à être envoyé.

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