6 pistes pour bien organiser vos fichiers numériques

Lorsqu’il s’agit d’organiser vos fichiers numériques, il y a tant de documents qu’il peut être difficile de déterminer par où commencer. Non seulement garder vos documents bien organisés vous aide à être plus efficace, mais peut aussi vous faire économiser temps et argent. Au lieu de perdre des heures à chercher un document mal rangé ou mal nommé, des fichiers numériques bien ordonnés peuvent vous aider à trouver rapidement et facilement ce que vous cherchez. Nous vous proposons de suivre certaines étapes afin de vous accompagner dans la mise en place de vos propres processus d’organisation.

1°) Utilisez un organiseur de documents

Que vous utilisiez l’organiseur ScanSnap Organizer, un organiseur tiers, ou même celui fourni avec votre ordinateur, vous devriez en profiter et utiliser tout son potentiel. Créez des dossiers et sous-dossiers descriptifs pour vous assurer que vous savez exactement où se trouvent vos documents. Ces organiseurs sont là pour vous aider à accéder rapidement et le plus simplement à vos fichiers.

2°) Stocker immédiatement vos documents au bon endroit

Une fois que vous avez numérisé vos fichiers, vous devez les enregistrer immédiatement sur un emplacement précis que vous serez en mesure de retrouver. N’attendez pas que vos fichiers s’accumulent avant de les classer. Faites-le dès que vous recevez le fichier numérique. Renommer les fichiers dans leur catégorie appropriée vous évitera de les perdre et vous permettra de les retrouvez à n’importe quel moment.

3°) Développer un système de nommage qui vous convient et utilisez le à chaque fois

Que vous choisissiez de nommer vos fichiers par date ou par événement, choisissez un système de nommage qui vous permettra de vous rappeler facilement le contenu du document. Avec une convention de nommage appropriée, vous serez en mesure d’accéder rapidement et facilement aux fichiers que vous recherchez. Systématiquement nommer et organiser vos fichiers vous permettra de passer moins de temps à la recherche de vos documents et de vous concentrer sur votre travail.

4°) Sauvegarder vos fichiers

Vous ne savez jamais ce qui peut arriver à votre PC ou ordinateur portable – qu’il tombe en une journée ou qu’il soit infecté par un virus. La sauvegarde de vos fichiers est la chose la plus importante que vous ayez à faire en cas d’urgence. Si vous possédez plusieurs ordinateurs, vous devriez enregistrer vos documents sur plusieurs d’entre eux. De la sorte, vous pourrez accéder à vos fichiers à partir de n’importe quel ordinateur de votre choix.

5°) Profitez des avantages dans le Cloud avec la fonctionnalité de recherche simple d’usage

Lorsque vous êtes en déplacement, vous serez en mesure d’accéder à vos fichiers à tout moment depuis n’importe quel terminal. Le meilleur avantage qui soit ! Des services dans le Cloud comme Evernote, Dropbox ou SugarSync constituent des outils utiles, surtout lorsque vous êtes en voyage.

 6°) Utilisez la fonctionnalité OCR chaque fois que possible

La fonctionnalité OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est un excellent moyen de gérer l’ensemble de vos documents numériques. Avec le potentiel de la fonctionnalité OCR, vous pouvez faire de vos fichiers numérisés en PDF, des documents instantanément consultables qui vous permettront de gagner du temps en y cherchant directement vos mots clés. ScanSnap vous permet également de convertir vos documents numérisés en fichiers Excel ou Word révisables. Cela vous permettra de procéder à tous les ajouts ou modifications que vous souhaitez. Profitez de l’OCR.

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