Zeit für das Wichtige: Die DMSG setzt auf das papierarme Büro

Heute ist Welt-MS-Tag. Mit dem diesjährigen Motto „Mein Leben mit MS“ möchte die Deutsche Multiple Sklerose Gesellschaft (DMSG) vor allem eine Botschaft vermitteln: Die Diagnose MS, also Multiple Sklerose, bedeutet nicht das „Aus“ für alle Lebensträume. Auch mit und trotz der Krankheit sind besondere Leistungen möglich, können Lebenspläne und Wünsche verwirklicht werden. Dass dies in vielen Fällen gelingt, ist auch ein Verdienst der engagierten Helferinnen und Helfer der DMSG. Damit sie mehr Zeit für das Wichtige haben, arbeitet die Münchner Zentrale seit 2009 mit zwei ScanSnap S1500. Diese unterstützen die Mitarbeiter nun tatkräftig bei der Mitgliederverwaltung und der Bearbeitung des Schriftverkehrs.

Als Bundesverband 1952 von medizinischen Fachleuten gegründet, vertritt die DMSG die Interessen der schätzungsweise 150.000 MS-Erkrankten in Deutschland, organisiert die sozialmedizinische Nachsorge und ist mit 16 Landesverbänden stets nah an den Patienten. Allein in Bayern verzeichnet der Verband rund 7.300 Mitglieder. Der bayerische Landesverband koordiniert die Arbeit der sieben bayerischen Beratungsstellen vor Ort: Er organisiert Schulungen und Fachtagungen, Seminare sowie Freizeitangebote, Gesprächskreise und unterstützt Selbsthilfegruppen. Außerdem ist er Träger von speziellen Wohn- und Pflegeeinrichtungen.

Der gesamte Schriftverkehr läuft in der Zentrale in München ein und wird dort bearbeitet. Während das Sekretariat früher sämtliche Beitrittsanträge, Mitgliedsverträge, Lieferscheine oder Rechnungen in Ordnern ablegte, wird die Ablage heute digital organisiert. Zunächst begann die Umstellung Ende 2003 in der Hauptgeschäftsstelle in München; 2006 wurden dann alle Beratungsstellen miteinander vernetzt und in das digitale System integriert. Gisela Schnabelmaier, Sekretärin der Geschäftsleitung, erinnert sich: „Dadurch, dass alle Schriftstücke bei uns lagerten, verbrachte ich einen Großteil meiner Arbeitszeit damit, mit den verschiedenen Beratungsstellen zu telefonieren und nach Dokumenten zu suchen.“

Heute werden die Schriftstücke einfach mit einem ScanSnap S1500 gescannt. Die Vorteile des Scanners: Im Gegensatz zu Flachbett-Scannern zieht der ScanSnap die Vorlagen selbstständig einzeln und vor allem schnell, mit 20 Seiten pro Minute, ein. Je nach Weiterverwendung werden die digitalisierten Dokumente entweder direkt auf dem Server abgelegt, per E-Mail verschickt oder ausgedruckt. Auf Wunsch gibt sie der ScanSnap dank seiner Texterkennungsfunktion auch in Office-Anwendungen aus.

Gisela Schnabelmaier freut sich vor allem über die Qualitätszeit, die die DMSG durch die beiden Scanner gewonnen hat: „Wir sind wirklich sehr dankbar für unsere beiden tatkräftigen Helfer! Sie sparen uns wertvolle Zeit, die wir voll und ganz unseren Mitgliedern widmen können statt sie für die Verwaltung verbringen zu müssen.“

Das könnte dir auch gefallen Mehr vom Autor