Wohnort: Wolke – Engel & Völkers macht Dokumente mobil

So paradox es klingt, aber gerade im Immobiliengeschäft ist Mobilität erfolgsentscheidend. Denn die Vertriebsmitarbeiter dieser Branche sind in der Regel unterwegs: beim Kunden, bei der Besichtigung von Objekten oder in Behörden. Allerdings gilt das leider nicht für ihre Unterlagen. Gut verpackt in der sogenannten Mutterakte, in der alle Schriftstücke zu einem Objekt aufbewahrt werden, fristen sie ihr Dasein im Aktenschrank und dürfen das Büro nicht verlassen. Um sie dennoch stets zur Hand zu haben, heißt es für die Immobilienmakler Akten durchsuchen und Unterlagen kopieren – und dabei möglichst nichts vergessen.

Zwei Immobilienshops des Engel & Völkers-Verbunds im baden-württembergischen Leinfelden-Echterdingen sowie in Sindelfingen/Böblingen wollten diesen Zustand ändern und haben nun auch ihren Unterlagen Beine gemacht. „Uns ging es um den Zugriff auf unsere Akten von überall aus. Deshalb wollten wir unbedingt eine Cloud-basierte Lösung“, erklärt Anja Schlotter, Direktor Vertrieb für die beiden Shops.

Fündig wurden die Immobilienexperten bei Tec Media Services, einem Software-Anbieter, der gemeinsam mit PFU eine Lösung für das direkte Scannen in die Cloud entwickelt hat: TMS Archiv in Kombination mit einem ScanSnap-Scanner. Das webbasierte Dokumentenmanagementsystem TMS Archiv funktioniert wie ein digitaler Aktenschrank. Hier landen nicht nur gescannte Papierdokumente, über eine Schnittstelle sind auch die Daten aus der Maklersoftware GO3 integriert. Dort werden relevante Informationen wie etwa Telefongespräche, Kundenkontakte oder Besichtigungen vermerkt. Papierdokumente gelangen nun einfach und schnell über das Quick-Menü des ScanSnap S1300 in das Archiv in der Wolke. Der Mitarbeiter muss lediglich im Quick-Menü des ScanSnap Manager auf das‚ Scan to TMS Archiv‘-Symbol klicken und das eingescannte Schriftstück landet direkt im elektronischen Aktenschrank in der Cloud.

Anja Schlotter denkt schon an die nächsten Schritte: „Wir wollen die Notebooks unserer Vertriebsmitarbeiter durch iPads ersetzen. Außerdem prüfen wir, ob sich der Einsatz mobiler Scanner lohnt. Dies wäre zum Beispiel für die Behördengänge sehr hilfreich.“ Dort erhalten die Makler lediglich Einsicht in die Akten. Praktisch wäre es, wenn sie diese gleich vor Ort einscannen könnten – zum Beispiel mit dem hoch- mobilen Fujitsu ScanSnap S1100.

Weitere Details zur mobilen Immobilienlösung von Engel & Völkers sind hier nachzulesen.

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