Wettbewerbsvorteil Digitalisierung: Was bringt das papierarme Büro?

Ganze 244 Kilogramm Papier, Pappe und Karton verbraucht jeder Deutsche durchschnittlich. Diese Massen lassen sich in der Büroarbeit, etwa mit digitalisierten Dokumenten, wesentlich reduzieren.

Ein papierarmes Büro sollte jedoch aus mehr als eingescannten Unterlagen bestehen, rät das Gründerportal meinstartup.com. Die Arbeit mit digitalen Dokumenten und Datenarchiven optimiert interne Prozesse und spart viel Arbeitszeit. Der sinkende Papierverbrauch sorgt zudem für niedrigere Kosten.

Alle papiergebundenen Informationen lassen sich in den digitalen Workflow integrieren. Nicht nur Lieferscheine, Quittungen, Geschäftskorrespondenzen und Rechnungen, sondern auch handschriftliche Notizen, Visitenkarten oder großformatige Plakate – und vieles mehr. Für die Digitalisierung der Akten brauchen Unternehmen lediglich einen leistungsstarken Scanner und ein passendes Dokumentenmanagementsystem. Dank Schlagworten, nach denen der Anwender gezielt suchen kann, ist jede Akte schnell auffindbar. Aktuelle Versionen sind für jeden Zugriffsberechtigten sichtbar und liegen nicht wochenlang auf dem Schreibtisch eines einzelnen Kollegen. Auch dem Verlust wichtiger Dokumente beugt die Digitalisierung vor.

„Entziehen auch Sie sich dem Engpass der Papierakte durch die Optimierung der Bearbeitungsprozesse“, so das Fazit des Gründerportals. Ein weiser Rat! Und für alle Unternehmer, die sich für den Weg zum papierarmen Büro vor kurzem einen ScanSnap-Scanner angeschafft haben, wartet bei unserer ScanSnap Enterprise Innovation Campaign die Chance auf 50.000 Euro!

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