Was ist die E-Akte?

„Die E-Akte wird kommen“, haben Sie diesen Satz schon mal gehört? Fakt ist, er trifft zu. Bereits seit dem 01.07.2014 sind beispielsweise Behörden gesetzlich verpflichtet, elektronische Dokumente anzunehmen. Dies ermöglicht eine vernetzte Arbeitsweise der Verwaltungsinstitutionen untereinander. Auch den Bürgern wird dadurch der Alltag erleichtert, da sie sich zeitintensive Kommunikation auf Papier mit Behörden sparen. Ebenso arbeiten immer mehr Unternehmen nur noch mit elektronischen Unterlagen. Doch was ist die E-Akte genau? Grundsätzlich geht es bei der E-Akte darum, unterschiedliche Informationen digital miteinander so zu verknüpfen, dass Anwender eine möglichst schnelle und ganzheitliche Sichtweise über alle relevanten Dokumente erhalten. Doch vielen potentiellen Nutzern ist nicht klar, wie das funktionieren soll und wie sicher ihre Daten durch die digitale Speicherung überhaupt noch sind? Im Folgenden beantworten wir die wichtigsten Fragen dazu:

1. Wie und von wo aus kann auf E-Akten zugegriffen werden?

E-Akten werden digital in einem zentralen Ordner abgespeichert. Jeder, der Zugriffsrechte auf diesen Ordner hat, kann jederzeit die dort abgelegten Dateien herunterladen. Sie können sich dadurch zum Beispiel von unterwegs aus nochmal intensiv mit der Thematik von anstehenden Meetings oder Präsentationen beschäftigen.

2. Unterliegt die E-Akte Datenschutzbestimmungen?

Ja, digitalisierte Dokumente wie Rechnungen oder Personalunterlagen unterliegen den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen. Die E-Akte erfüllt diese sogar noch besser als herkömmliche physikalische Akten. Beispielsweise lassen sich Zugriffsberechtigungen und Löschfristen gemäß den Auflagen des Gesetzgebers bequem elektronisch einrichten.

3. Ist die Sicherheit der elektronischen Aktenhaltung gewährleistet?

Ja! Digital abgespeicherte Unterlagen lassen sich schwerer manipulieren als gedruckte. Dies kann zum Beispiel durch Backups der Original-Dokumente sichergestellt werden.

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