Trends und Herausforderungen in der Messeplanung: 5 Fragen an … Alex Flemming

Messeaussteller setzen oft immer noch auf den guten alten Lead-, Messe- oder Kontaktbogen, wenn es um das Einsammeln und Weiterverarbeiten von Leads auf Veranstaltungen geht. Doch es gibt Lösungen, die das Erfassen von Gesprächsinhalten, Kontaktdaten und Folgeaktionen sehr viel einfacher gestalten. Wir haben mit Alex Flemming, Sales & Marketing bei WebSmartWare über die aktuellen Trends und Herausforderungen in der Messeplanung gesprochen. Als Hersteller von Software zur Online-Verwaltung der Projektabwicklung in Echtzeit bietet WebSmartWare seinen Kunden eine breite Palette an Lösungen rund um die Planung und Organisation von Events, Direktkommunikation, Projektmanagement und Kundenbetreuung an. Hier unsere ‚5 Fragen an…‘ Alex Flemming

Was ist in Ihren Augen aktuell die größte Herausforderung für Unternehmen in puncto Messeplanung?

Uns geht es darum, das Angebot der Unternehmen attraktiv in Szene zu setzen und ihre Interessenten zum Verweilen auf ihrem Stand zu bringen. Dabei muss die Geldknappheit bedacht werden, obwohl es hier deutliche Branchenunterschiede gibt – Fachmessen, die alle 2 – 4 Jahre stattfinden, haben es leichter als die jährlichen, regionalen oder Spartenmessen. Fachmessen platzen teilweise aus allen Nähten – da gilt es den Besucherstrom zu bewältigen. Generell hängen die Herausforderungen von Branche und Angebot ab – je klarer die Branche beziehungsweise das Angebot des Anbieters definiert ist, desto mehr kann sich ein Unternehmen auf Effizienz der Besucherbetreuung konzentrieren. Ist das Angebot breit gefächert, muss mit schwindenden Budgets eine immer größer werdende Messelandschaft besetzt werden.

Welche Trends sehen Sie in diesem Bereich sowie bei der Leadgenerierung?

Die Lead-Generierung muss einfach, schnell und effizient sein, jedoch setzen immer noch viele Aussteller auf „billig“ – also werden Leadbögen auf Papier ausgefüllt. Diese Entscheidung wird nach der Messe bezahlt – es dauert entscheidend länger bis die Leads bearbeitet werden und vor allem ist die Fehlerquelle groß – Handschrift birgt die meisten Fehler in sich. Die Anzahl an „Visitenkartensammlern“ durch Lotterie usw. gibt es nach wie vor. Ob die Visitenkarten entsprechend schnell vom Marketing verarbeitet werden ist nicht bekannt, aber hierfür gäbe es hervorragende Systeme unter Verwendung von Scannern und OCR-Erkennung.

Welche Rolle spielt die zunehmende Digitalisierung im Messemanagement und der Leadgenerierung? Inwiefern beeinflusst sie die Arbeit von Unternehmen?

Die meisten Unternehmen verstehen zwar die Aufgabe von Scannern, haben es aber versäumt, den Vorgang mit dem passenden Scanner in ihre Arbeitsprozesse einzugliedern. Häufig werden Abläufe um einen Scanner herum aufgebaut, was meist zu keinem flüssigen und effizienten Arbeitsprozess führt. Das Unternehmen muss die Schwäche mit zusätzlichem Personalaufwand und/oder Zeitverlust bei der Verarbeitung der Leads teuer bezahlen. Die Stimmung bei den Beratern, die entweder Adressen eintippen oder Bögen ausfüllen müssen, ist nicht mehr zeitgemäß oder zu ertragen.

Inwiefern kommen Scanner im Messemanagement und der Leadgenerierung zum Einsatz?

Scanner werden oft eingesetzt, um auf Papier vorhandene Dateninhalte zu digitalisieren – es wird der Begriff „Scan-to-Lead“ verwendet. Die Integration des Scanners als „Scan-to-Process“ wird häufig verpasst. Der Einsatz von Scannern, um die notwendigen Informationen des Interessenten zu digitalisieren und sie dann in den geschäftlichen Ablauf zu integrieren, muss oft noch bewerkstelligt werden. Vor allem wird oft nicht verstanden, welche Vielfalt an Scannern zur Verfügung steht. Auch hier gilt es den passenden Scanner für eine klar umrissene Aufgabe aus der Sicht der einfachen und effizienten Bedienung sowie der Qualität des Scan-Ergebnisses auszuwählen.

Welche Technik haben Sie sich kürzlich angeschafft und was steht noch auf Ihrem Wunschzettel?

Der Overhead Scanner SV600 von Fujitsu ist für uns im Bereich der Logistik wichtig. Dieses Gerät hätten wir eigentlich gerne als autarkes Gerät wie den N1800 gehabt. Dennoch haben uns die Leistungsfähigkeit und die Einsatzmöglichkeiten gekoppelt mit dem mehr als fairen Preis begeistert, weshalb wir den Scanner angeschafft haben. Wenn erfahrene Techniker eine solche Begeisterung erleben, muss das Gerät eine ganz besondere Entwicklung sein! Der Einsatz in der Logistik soll dazu dienen, die Ware beim Eingang – der Einbuchung ins Lager – sowie beim Ausgang am Verpackungstisch optisch zu dokumentieren. Hierbei wird die eingebuchte sowie die ausgebuchte Ware direkt mit der Datenhaltung aktualisiert. Teure Alternativlösungen mit Kameras, entfallen damit. Obendrein kann die Scanner-Lösung mit dem ScanSnap SV600 alle Daten direkt lesbar machen sowie Mehrfachblätter von Lieferscheinen am Eingang (die aus rechtlichen Gründen nicht auseinandergerissen werden dürfen) nach und nach trotzdem einlesen.

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