So schaffen Sie Ordnung mit Rack2-Filer Smart

Nachdem wir Ihnen bereits die Software Rack2-Filer Smart kurz vorgestellt haben, zeigen wir Ihnen im Folgenden, wie Sie Speicher, Bibliotheken und Regale erstellen.

I. Einen Speicher einrichten

Ein sogenannter Speicher enthält all Ihre Bibliotheken, in denen Sie wiederum die Regale mit den entsprechenden Ordnern finden. Sie können mehrere Speicher anlegen und benennen. Falls Sie beispielsweise Rack2-Filer Smart mit anderen Familienmitgliedern nutzen, lohnt sich eine Einrichtung von separaten Einheiten.

Um einen neuen Speicher anzulegen, klicken Sie am Anfang des Ordnerbaums in das Stammverzeichnis von Rack2-Filer Smart. Nun gehen Sie oben auf die Schaltfläche „Speicher erstellen“.

Ein Fenster erscheint, in welchem Sie dem neuen Speicher einen Namen geben können. Zusätzlich haben Sie die Wahl, ob Sie Ihre Dokumente auf Ihrer Festplatte beziehungsweise auf einem Netzlaufwerk oder in einer Cloud speichern wollen. Nach einem Klick auf „OK“ ist Ihr neuer Speicher erstellt.

II. Eine Bilbiothek für Ihre Dokumente

Jeder Speicher besteht aus sogenannten Bibliotheken. Legen Sie diese nach groben Überthemen an – zum Beispiel „Private Dokumente“ oder „Firmen-Dokumente“. Dafür wählen Sie Ihren Speicher, klicken dann oben auf die Schaltfläche „Bibliothek erstellen“ und geben ihr einen Namen.

III. Virtuelle Regale voller Akten

Wie in einer realen Bibliothek stehen auch bei Rack2-Filer Smart Bücherregale. Ordnen Sie die Regale beispielsweise nach Jahren oder Kunden. Ein Regal erstellen Sie analog zu Speichern und Bibliotheken: Sie wählen Ihre Bibliothek aus, klicken dann auf „Bücherregal erstellen“ und legen den Namen sowie das Design fest. Sie haben die Wahl zwischen sechs verschiedenen Designs, in unserem Beispiel haben wir uns für „Europäisch“ entschieden.

IV. Der letzte Schritt: Einen Ordner erstellen

Nun befüllen Sie das Regal mit Ordnern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Ordner erstellen“. Geben Sie Ihrem Ordner einen Namen und bestimmen Sie, wie der Ordner dargestellt werden soll und wie Sie die darin enthaltenen Dokumente durchblättern wollen.

Unter dem Reiter „Design“ haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Mustern und Farben für Ihren Ordner. Verwenden Sie beispielsweise für Projektordner blau, für Aufträge grün und Rechnungen rot.

Der Reiter „Eigenschaften“ dient dazu, die Ordner (nicht die Dokumente!) zu verschlagworten. Wenn Sie zum Beispiel in einem Ordner alle Jahresrechnungen Ihrer Versorger sammeln, können Sie diesen Ordner mit den Schlagworten „Versorger“, „Gas“, „Wasser“ und „Strom“ versehen. Zusätzlich ist es möglich, einen Ordner mit einem Passwort zu schützen.

Und schon haben Sie sich bei Rack2-Filer Smart fertig eingerichtet. Nun können Sie mit dem Ordnen Ihres Schreibtischs anfangen und Ihre Dokumente digitalisieren!

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