So scannen und verwalten Sie Dokumente in Rack2-Filer Smart

Vor kurzem haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie Bibliotheken, Regale und Ordner in Rack2-Filer Smart erstellen. Nun erfahren Sie, wie Sie Dokumente direkt in den digitalen Aktenschrank scannen, durchsuchbar machen und im passenden virtuellen Ordner ablegen.

I. Der Rack2-Filer Smart Viewer

Nach dem Einscannen Ihrer Dokumente öffnet sich das Quick-Menü. Dort wählen Sie die Anwendung, mit welcher Sie die Datei bearbeiten oder verwalten möchten. Wenn Sie sich für Rack2-Filer Smart entscheiden, landen die Scans im sogenannten „TempTray“ des Programms. Von dort können Sie die Dokumente entweder in einen vorhandenen oder einem neuen Ordner speichern. Anschließend öffnet sich der „Rack2-Filer Smart Viewer“, in welchem Sie die einzelnen eingescannten Seiten sehen.

II. Wie Sie Ihre Seiten bearbeiten können

Im Rack2-Filer Viewer kopieren Sie unter dem Reiter „Seiten“ einzelne Scans, löschen diese, fügen Sie zu einem Ordner hinzu oder ändern die Leserichtung. Unter „Seite editieren“ haben Sie Zugriff auf viele Funktionen, mit denen Sie Ihre Dokumente effektiver verwalten können. So passen Sie unter „Text“ den Schlüsseltext des Scans Ihren Bedürfnissen an.

Außerdem können Sie mit Rack2-Filer Smart auch die Texterkennung beziehungsweise Optical Character Recognition (OCR) für Ihre Dokumente durchführen.

III. Die Texterkennung in Rack2-Filer Smart

Um die OCR zu aktivieren, klicken Sie im Rack2-Filer Smart Viewer zunächst links oben auf den Reiter „Inhalt“. Gehen Sie dann in die Miniaturansicht. Dort können Sie ähnliche Aktionen vornehmen wie unter dem Reiter „Seiten“, nur haben Sie hier alle Dokumente auf einen Blick. Markieren Sie mit „Strg“-Taste und Mausklicks alle Dateien, für die Sie die OCR durchführen wollen. Danach klicken Sie auf den Button „Texterkennung“. Ein Fenster zeigt Ihnen den Fortschritt der Aktion an.

IV. Durchsuchen Sie Ihre Dokumente

Nun können Sie Ihre Dokumente mithilfe der Suchleiste in der oberen rechten Ecke blitzschnell nach Schlüsselwörtern durchforsten und haben alle wichtigen Unterlagen mit wenigen Mausklicks parat. Und somit mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben!

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