So gelingt Unternehmen der Einstieg ins papierarme Büro

Der Traum vom papierarmen Büro scheint für viele Unternehmen noch weit entfernt. Dennoch ist es möglich. Wir haben acht Tipps zusammengestellt, die Ihnen und Ihren Angestellten den Einstieg in ein papierarmes Arbeitsumfeld erleichtern:

1. Prüfen Sie, welche Informationen tagtäglich in Ihrem Unternehmen ankommen und welche davon auch tatsächlich wichtig für Ihre Arbeitsprozesse sind.

2. Informieren Sie sich, welche Geschäftsunterlagen im Original aufbewahrt werden müssen und wie lange.

3. Überlegen Sie, welche technischen Anforderungen bei jedem einzelnen Projekt und Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen erfüllt sein müssen und suchen Sie anhand dieses Anforderungskatalogs nach einem geeigneten Scanner.

4. Beachten Sie die gesetzlichen Vorgaben bei der Digitalisierung rechtlich relevanter Dokumente wie Rechnungen. Ebenso wie für Papierdokumente gibt es auch bei digitalen Rechnungen und Belegen Richtlinien, die eingehalten werden müssen.

5. Legen Sie auf Ihrem Rechner eine übersichtliche Ordner-Struktur an und scannen Sie alle wichtigen Papierunterlagen ein.

6. Sorgen Sie für ein Backup der gescannten Dateien.

7. Erstellen Sie einheitliche Richtlinien zur Dateibenennung und halten Sie an diesen fest.

8. Vielleicht haben Sie auch schon Mitarbeiter, die im Umgang mit digitalen Medien und Dokumenten-Management-Systemen geschult sind? Beziehen Sie diese in das Projekt mit ein und ernennen Sie eine verantwortliche Person, die Sie über den Fortschritt und mögliche Unklarheiten auf dem Laufenden hält.

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