Sechs Tipps zur Organisation Ihrer digitalen Dokumente

Möchten Sie auch mehr Ordnung in Ihre Scans und anderen Dateien bekommen und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Die Mühe lohnt sich. Wenn Sie Ihre Dokumente am richtigen Ort abspeichern, dann arbeiten Sie effizienter und sparen gleichzeitig Zeit und Geld. Statt stundenlang ein falsch abgelegtes oder nicht aussagekräftig benanntes Dokument zu suchen, finden Sie mit einer durchdachten Ordnung in Sekundenschnelle Ihre Dateien. Hier sind sechs Tipps, wie Sie dabei am besten vorgehen:

 

  • Verwalten Sie Ihre Dokumente mit der passenden Software                                                                           Es gibt zahlreiche Computer-Programme, mit denen Sie Ihre Scans und Dateien einfach verwalten können. Nutzen Sie hierfür beispielsweise den ScanSnap Organizer. Erstellen Sie Ordner sowie Unterordner mit aussagekräftigen Namen. So wissen Sie sofort, wo Ihre Dokumente liegen.

 

 

  • Speichern Sie Ihre Dateien gleich nach dem Scannen ordentlich abSobald Sie Ihre Unterlagen eingescannt haben, speichern Sie diese an dem dafür vorgesehen Ort ab. Legen Sie die Dateien nicht „erst einmal“ auf dem Desktop ab, dort sammeln sie sich nur unnötig an. Geben Sie außerdem Ihren Scans von Anfang an eindeutige Dateinamen.

 

 

 

  • Denken Sie sich ein Dateinamenssystem aus und wenden Sie es konsequent anEgal, ob Sie Ihre Dateien nach Datum oder Ereignis ordnen: Wichtig ist, dass Ihr Namenssystem Ihnen bei der Suche hilft. Denn nur mit sinnvollen Bezeichnungen können Sie schnell und einfach Ihre Dokumente finden. Durch ein konsequent eingesetztes System werden Sie weniger Zeit verschwenden und produktiver sein.

 

 

 

  • Machen Sie regelmäßige BackupsVirus oder kaputte Festplatte – Sie können nie wissen, was mit ihrem Laptop oder PC passieren wird. Deshalb sollten Sie Ihre wichtigsten Daten mehrfach sichern. Nutzen Sie dafür einen Cloud-Anbieter, eine externe Festplatte oder gegebenenfalls einen zweiten Computer. So haben Sie auch im Notfall noch Zugriff auf Ihre Dokumente.

 

 

 

  • Speichern Sie in der CloudGreifen Sie ganz einfach auch unterwegs auf Ihre digitalen Unterlagen in der Cloud zu. Hierfür bieten sich Dienste wie Evernote, Dropbox oder SugarSync an. So können Sie auch im Zug oder Bus produktiv sein.

 

 

 

  • Nutzen Sie die TexterkennungDie Texterkennung (oder OCR, von Optical Character Recognition) macht genau das, was ihr Name verspricht: Sie erkennt die Texte in Ihren Dokumenten. Dadurch sind Ihre Scans durchsuchbar und Sie müssen ihnen beispielsweise keine zusätzlichen Schlagwörter zuweisen. Außerdem können Sie mit einem ScanSnap-Scanner und der integrierten OCR-Software von Ihren Papierunterlagen bearbeitbare Excel- oder Word-Dateien erstellen. Profitieren Sie also von der Texterkennung!

 

Weitere Tipps zur (Selbst-)Organisation finden Sie auch in den Beiträgen über „Ms. Paperless“, Frau Andrea Kaden aus Hamburg, oder über den Blogger Finn Lehmann, alias Roadworkr.

Das könnte dir auch gefallen Mehr vom Autor