Scan-to-Process: Das muss der Scanner können, damit sich Papier-Dokumente in digitale Prozesse einbinden lassen

Scannen von Papierdokumenten am Anfang eines Bearbeitungsprozess – das steht hinter dem Begriff „Scan-to-Process“. Aber worauf kommt es tatsächlich an, wenn man das Scan-to-Process-Prinzip umsetzen möchte? Fakt ist: Am Ende der Scan-Verarbeitung sollte immer ein zuverlässiges, vorhersagbares Ergebnis stehen. Deshalb gilt es bei modernen Netzwerk- oder Abteilungsscannern auf zwei Dinge zu achten:

1. Die digitalen Dokumente müssen in reproduzierbarer Qualität vorliegen – unabhängig vom jeweiligen Anwender, Erfassungsgerät oder dem jeweiligen Gebrauchszustand des Papierdokuments.

2. Die Anwender sollten die einzelnen digitalen Verarbeitungsschritte wiederholt und einfach durchführen können. Das schließt eine intuitive Bedienung und idealerweise eine Erfassung des Belegs auf Knopfdruck ein, so dass sich die Nutzer nicht erst zum Scan-Experten ausbilden lassen müssen.

Die neue Generation von Scannern stellt daher eine komplette Lösung zum Erfassen und Weiterverarbeiten von Dokumenten dar: ob per Fax, Email, Netzwerkdrucker oder einfache Dateiablage auf dem Unternehmensnetzwerk, in definierten Unternehmensanwendungen oder einem SharePoint-Portal. Wichtig dabei ist auch die Möglichkeit, gleich mehrere Systeme zu adressieren, etwa ein Archiv und einen spezifischen Workflow.

Mehr Informationen zu Scannern, die sich für Scan-to-Process eignen, finden Sie hier.

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