Scan-to-Email: So landen Ihre Scans direkt in einer Email

Sie möchten ein Papierdokument schnell und einfach per Email versenden? Mit den Scannern aus der ScanSnap-Serie ist dies ohne großen Aufwand möglich. Nutzen Sie hierfür die Anwendung Scan-to-Email. In folgendem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie das mit Ihrem ScanSnap am Windows-PC funktioniert:

 

I. Zuerst entscheiden Sie sich für ein Email-Programm, das Sie für Scan-to-Email nutzen möchten. Dieses muss in der Systemsteuerung angegeben sein. Gehen Sie links unten auf den Windows Start-Button und öffnen Sie unter „Einstellungen“ die „Systemsteuerung“. Unter dem Punkt „Internetoptionen“ erscheint per Doppelklick ein neues Fenster. Gehen Sie auf den Reiter „Programme“. Dort können Sie im Bereich „Internetprogramme“ unter „E-Mail“ das von Ihnen gewünschte Email-Programm auswählen.

Folgende Email-Programme wurden bei den Scannern aus der ScanSnap-Serie für die Funktion Scan-to-Email verifiziert:

–       Microsoft® Windows Mail

–       Microsoft® Outlook Express, Outlook

–       Thunderbird (Falls Sie Thunderbird nutzen, müssen Sie das Programm vor dem Scannen öffnen, so dass Thunderbird für das Senden und Empfangen von Emails bereit ist.)

 

II. Konfigurieren Sie als nächstes Ihren ScanSnap Manager. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Funktion Scan-to-Email auszuwählen:

1. Über das Quick-Menü des ScanSnap Manager oder

2. Im ScanSnap Manager bei deaktiviertem Quick-Menü.

 

III. Und schon können Sie losscannen. Im Folgenden lesen Sie, wie Scan-to-Email jeweils mit ein- und mit ausgeschaltetem Quick-Menü funktioniert:

1. Mit aktiviertem Quick-Menü (Das Quick-Menü öffnet automatisch nach dem Scannen.):

a. Öffnen Sie vor dem Einscannen den ScanSnap Manager mit Doppelklick auf das Icon in der Symbolleiste.

b. Setzen Sie das Häkchen bei „Quick-Menü verwenden“. Bestätigen Sie diese Einstellung mit „Übernehmen“.

c. Schließen Sie den ScanSnap Manager, indem Sie auf „OK“ klicken.

d. Geben Sie das einzuscannende Dokument in den ScanSnap.

e. Drücken Sie den Scan-Button.

f. Nachdem alle Seiten eingescannt sind, öffnet das Quick-Menü automatisch.

g. Klicken Sie auf „Scan-to-Email“.

h. Anschließend sehen Sie eine Vorschau des Scans. Hier können Sie auch den Datei-Namen ändern.

i. Klicken Sie auf „Anfügen“

j. Es öffnet sich eine Email in deren Anhang sich automatisch das eingescannte Dokument befindet.

 

2. Mit ausgeschaltetem Quick-Menü (Sobald die Dokumente eingescannt sind, öffnet sich das Scan-to-Email-Fenster.):

a. Öffnen Sie den ScanSnap Manager mit Doppelklick auf das Icon in der Systemleiste.

b. Entfernen Sie das Häkchen bei „Quick-Menü verwenden“.

c. Unter dem Reiter „Anwendung“ wählen Sie im Drop-down-Menü „Scan-to-Email“ aus.

d. Bestätigen Sie diese Einstellung mit „Übernehmen“ und schließen Sie den ScanSnap Manager, indem Sie auf „OK“ klicken.

e. Geben Sie das einzuscannende Dokument in den ScanSnap.

f. Drücken Sie den Scan-Button.

g. Am Ende des Scan-Vorgangs sehen Sie eine Vorschau des digitalisierten Dokuments.

h. Klicken Sie auf „Anfügen“ und eine neue Email öffnet sich. Im Anhang befindet sich automatisch der Scan.

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