Richtig archivieren: Was bedeutet eigentlich „revisionssicher“?

Der Begriff „revisionssichere Archivierung“ wurde schon 1992 von Dr. Ulrich Kampffmeyer geprägt und gehört zum festen Vokabular der Dokumentenmanagementbranche. In der breiteren Öffentlichkeit taucht er mittlerweile besonders im Zusammenhang mit der neuen Regelung zur elektronischen Rechnungsstellung auf. Was bislang eher ein Thema für größere Unternehmen war, wird damit auch zunehmend relevant für Kleinunternehmen und alle, die einer Archivierungspflicht für Dokumente unterliegen.

Eine Archivierung ist dann revisionssicher, wenn die Dokumente in unveränderlicher und verfälschungssicherer Form gespeichert werden. Anders gesagt, es darf nach der Archivierung keine Möglichkeit mehr bestehen, die Daten in irgendeiner Form zu verändern. Zudem müssen die Dokumente nachvollziehbar und wieder auffindbar abgelegt sein. Denn nur dann kann ein steuer- oder handelsrechtlich relevantes Dokument die vom Bundesfinanzministerium erlassenen Anforderungen der GdPdU („Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“) erfüllen.

Revisionssichere Archivierung bezieht sich jedoch nicht nur auf technische Komponenten, sondern schließt auch sichere Abläufe, ordnungsgemäße Nutzung, sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation mit ein. Revisionssichere Archivierung ist somit ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen.

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