Recruiting digital: Mit optimierten Prozessen zu den optimalen Kandidaten

Seit der Gründung im Jahr 1990 unterstützt die Personalberatung Kornherr Associates GmbH internationale Konzerne und Mittelständler bei der Personalsuche. Bei den 20 Mitarbeitern gehen täglich rund 250 Bewerbungen ein. Während die Suche nach Top-Führungskräften eine sehr beratungsintensive Aufgabe ist, kommt es beim Recruiting Chain Management (RCM) vor allem darauf an, dass Vorgänge schnell und kostengünstig aber gleichzeitig sorgfältig und datenschutzkonform bearbeitet werden. Unterstützt wird das Kornherr-Team dabei auch von den Arbeitsplatzscannern der ScanSnap-Serie.

Zwar geht heute bereits ein Großteil der Bewerbungen in elektronischer Form ein, und die klassischen Bewerbungsmappen machen nur noch etwa zehn Prozent aus. „Bei einem Volumen von 100.000 Bewerbungen pro Jahr erreichen uns aber im Schnitt noch immer über 25 täglich auf dem Postweg“, gibt Lothar Kornherr, einer der drei Geschäftsführer, zu bedenken. Denn gewisse Bewerbergruppen bevorzugen tendenziell die traditionelle Bewerbungsmappe. Dazu gehören beispielweise Auszubildende oder Bewerber auf Positionen auf Top-Ebene. Aber auch rechtsverbindliche Dokumente wie etwa Arbeitsverträge müssen nach wie vor auf dem Postweg zugestellt werden. „Wir müssen diese Unterlagen dann so bearbeiten, dass wir sie für unsere Kunden in unserem RCM-System zur Verfügung stellen können.“ Hier kommen die Fujitsu-Scanner ins Spiel.

”Die größte Herausforderung für uns ist es, bei hundertprozentigem Datenschutz hohe Transparenz und Geschwindigkeit zu erzielen“, erklärt Kornherr. Ein Hebel dazu sind stringente Workflows und die selbst entwickelte Software-Plattform „RCM“. Diese bildet sämtliche Prozesse einer Bewerbung ab – vom Bewerbungseingang über die qualifizierte Vorselektion und Dokumentation bis zur Prozesskontrolle. Optionale Zusatzservices wie Telefoninterviews oder kundenspezifische Statistiken und ”Talent Pools” inbegriffen. Um für die nötige Sicherheit zu sorgen, verfügt das System über eine nutzerabhängige Zugriffsbeschränkung sowie Passwortschutz für einzelne Dokumente. Für Transparenz sorgen die Reports, die sich über RCM generieren lassen. Sie zeigen beispielsweise Investition und Ertrag einer Maßnahme auf und tragen so zur gezielten Steuerung des Budgets oder zur Bewertung von Prozessen im Unternehmen bei.

Zur Verarbeitungsgeschwindigkeit tragen auch Scanner der ScanSnap-Serie bei. Sie sind duplex-fähig und wandeln also gleichzeitig Vorder-und Rückseite von Papierdokumenten in PDF-Dateien um. Zudem sind die Scanner mit Ultraschall-Mehrfacheinzugs-Sensoren ausgerüstet. Diese verhindern, dass Dokumenteninformationen versehentlich verloren gehen – etwa wenn unbemerkt zwei Seiten gleichzeitig eingezogen werden. Über das Quick-Menü können die Nutzer schnell zwischen verschiedenen Scan-Aufgaben wechseln. Der Nutzer wählt per Knopfdruck die gewünschte Anwendung, etwa Scannen zu einem Ordner, zu einer E-Mail oder eben – wie dies bei Kornherr praktiziert wird – in die Cloud-basierte RCM-Plattform. Die Daten werden dabei über ein geschütztes virtuelles Netz (Virtual Private Network, VPN) verschlüsselt übertragen.

Die Standfläche der kompakten Einzugsscanner ist nicht größer als ein DIN-A4-Blatt und passt auf jeden Schreibtisch – ein entscheidendes Kriterium für Kornherr. Für die Personal-Dienstleister war die Ausstattung mit Arbeitsplatz-Scannern eine klare Effizienzentscheidung. Denn andernfalls kostet es viel Zeit, wenn jeder Mitarbeiter für jeden Scan quer durch den Raum laufen, die Unterlagen einlegen und auf den Scan warten muss. Am Arbeitsplatz hingegen scannt der Mitarbeiter nebenbei. „Die Praxis zeigt, dass die Mitarbeiter auch aufgrund der einfachen Benutzung wesentlich lieber auf die Arbeitsplatz-Scanner zurückgreifen und der zentrale Flachbettscanner kaum mehr benutzt wird“, so das Fazit von Kornherr.

Lesen Sie auch, was Lothar Kornherr über Trends und Herausforderungen im sich schnell wandelnden HR-Sektor sagt. Hier geht es zum Interview mit Lothar Kornherr.

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