Kurz erklärt: Scan-to-Process

Einige Male fiel hier schon das Stichwort „Scan-to-Process“. Aber was genau bedeutet das? Im Großen und Ganzen geht es darum, Papierdokumente effizient in Geschäftsprozesse einzubinden.
Bislang gab es zwei Konzepte zur elektronischen Erfassung von Papierdokumenten: Entweder wurden sie am Ende einer Prozesskette an zentraler Stelle im Backoffice gescannt und statisch archiviert. Oder einzelne Mitarbeiter scannten sie am Anfang einer Prozesskette dezentral an ihren Arbeitsplätzen, wo sie auch nur für sie allein von Nutzen waren.
Mit dem Scan-to-Process-Ansatz können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten – inklusive des Teilschritts Archivierung von gescannten Dokumenten. Analoge Informationen werden einfach per Knopfdruck digitalisiert und nahtlos in die Verarbeitungsabläufe integriert. Die Vorteile des frühzeitigen Übergangs von Papier zur Datei in den Arbeitsabläufen liegen auf der Hand: Die Kosten sinken, die Prozesse werden schlanker, die Mitarbeiter haben besseren Zugang zum Unternehmenswissen und die abteilungs- beziehungsweise organisationsübergreifende Zusammenarbeit wird gefördert.
Warum ist das so? Zum einen lassen sich durch das Scannen von Dokumenten am Anfang eines Verarbeitungsprozesses relevante Informationen wie etwa Eingangsrechnungen effizienter verwalten und rascher bearbeiten. Zum anderen lassen sich anfallende Bearbeitungskosten für die manuelle Dateneingabe, für das Sortieren, Ablegen, Speichern, Übermitteln und Wiederfinden von Informationen spürbar reduzieren. Zudem können redundante Arbeitsschritte vermieden werden, etwa wenn verschiedene Mitarbeiter Papierdokumente mehrfach scannen, weil sie bisher nirgendwo lokal gespeichert wurden.
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