Gut sortiert mit dem ScanSnap Organizer

Der ScanSnap Organizer, nicht zu verwechseln mit dem ScanSnap Manager, ist eine Anwendung, in der Sie Ihre gescannten Dokumente auf einfache Weise verwalten, editieren, verschlagworten und durchsuchen können. Auch mit dem ScanSnap digitalisierte Bilder lassen sich im Organizer leicht verwalten, da sie auch ungeöffnet direkt angezeigt werden.

Im ScanSnap Organizer können Sie:

–       Ordner erstellen und verknüpfen

Zur übersichtlichen Organisation der Scans lassen sich im Organizer beliebig viele Ordner erstellen. Sie können aber auch bestehende Ordner von Ihren Lauf- oder Netzwerken direkt verknüpfen.

–       Dateien bearbeiten, importieren und exportieren

Nicht immer sind beim Scanvorgang schon alle Anforderungen an die finale Datei bekannt. Im Organizer können Sie auch im Nachhinein Seiten drehen, zuschneiden, löschen, zusätzliche Seiten einfügen oder zwei Seiten zu einer zusammenfügen. Und natürlich können Sie gewünschte Dateien auch aus dem Organizer exportieren, bzw. Dateien von anderen Speicherorten importieren.

–       Aktionen ausführen

Aktionen sind wiederkehrende Funktionen, die die Bedienung des Organizers erleichtern. So kann man mit einem Klick zum Beispiel Scans per E-Mail versenden, ausdrucken auf einem Wechselmedium speichern, in Salesforce Chatter posten.

–       Durchsuchbare PDFs erstellen

Die Volltextsuche ist eine der größten Vorteile elektronischer Akten und Dokumente. Über ein beliebiges Stichwort finden Sie so auch innerhalb sehr großer Datenbestände schnell und einfach einzelne Dokumente. Wer beim Scannen die OCR-Funktion (Optical Character Recognition) nicht aktiviert hat, kann alle Dokumente im Organizer nachträglich in durchsuchbare PDFs konvertieren.

–       Schlüsselwörter vergeben

Für mehr Übersicht und Ordnung können Sie jeder einzelnen Datei auch Schlüsselwörter (Schlagwörter) hinzufügen oder vorhandene Wörter im Text als Schlüsselwörter definieren.

–       Dateien verteilen

Aufgrund der Schlüsselwörter können die Dateien leichter gefunden oder auch einfach auf verschiedene Ordner verteilt werden.

–       Dateien suchen

Das Durchsuchen der Dateien nach bestimmten Schlüsselwörtern oder Begriffen kann über die Adobe Acrobat Suche oder über die Windows Desktop Suche erfolgen.

–       Dokumente mit anderen Anwendungen weiterverarbeiten

Der ScanSnap Organizer unterstützt per Mausklick die Weiterverarbeitung der Dokumente in Anwendungen wie Evernote, SugarSync, SharePoint, ABBYY Finereader oder Rack2-Filer.

Weitere Informationen zum ScanSnap Organizer erhalten Sie auch im Benutzerhandbuch, das hier zum Download bereitsteht.

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