Eigene Profile auf dem ScanSnap erstellen

Machen Sie regelmäßig Scans, die eine bestimmte Scanner-Einstellung erfordern? Dann empfiehlt sich die Erstellung eines Profils auf Ihrem ScanSnap. Das spart Zeit und verhindert Fehler.

Wenn Sie beispielsweise monatlich eine Vielzahl an Rechnungen bekommen, archivieren und bearbeiten Sie diese wahrscheinlich digital. Und teilweise werden die Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt für Referenzzwecke gebraucht. Dabei ist es äußerst hilfreich, wenn Sie gleich während des Einscannens durchsuchbare Dokumente erstellen. Außerdem finden Sie die Scans auf Anhieb schnell wieder, wenn Sie sie direkt in einem bestimmten Ordner speichern.

Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt hierfür ein Profil einrichten. Zuerst öffnen Sie den ScanSnap Manager, indem Sie auf das ScanSnap-Symbol in der Systemleiste Ihres PCs beziehungsweise im Dock Ihres Macs klicken. Achten Sie dann unbedingt darauf, dass Sie das Häkchen bei “Quick Menü verwenden” unterhalb des ScanSnap-Logos entfernen.

 

 

 

 

Dann erscheint rechts oben das Profil-Menü. Klappen Sie das Pulldown-Menü auf und klicken Sie auf “Profil hinzufügen”.

 

 

 

 

 

 

 

Ein neues Fenster öffnet sich. Dort können Sie einen Namen für Ihr Profil eingeben – hier beispielhaft “Marketing Rechnungen”. Bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jetzt sehen Sie im Dropdown- Menü „Profil“ das neue erstellte Profil “Marketing Rechnungen”. Klicken Sie dann auf den Reiter “Dateiart” und setzen Sie ein Häkchen bei “In durchsuchbare PDF konvertieren”. Wählen Sie unter dem Punkt „Texterkennungsoptionen“ zusätzlich “Alle Seiten” aus.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Danach drücken Sie auf den Reiter “Anwendung” und wählen aus dem Dropdown-Menü “Scan to Folder”. Klicken Sie dann unten rechts auf “Übernehmen”.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Als nächstes gehen Sie oben in der Menüleiste auf den Reiter “Speichern” und legen von dort aus den Speicherort Ihrer Scans fest. Über die Funktion „Durchsuchen“ lässt sich der gewünschte Ordner in Ihrer Arbeitsumgebung auswählen. Schließen Sie nun den ScanSnap Manager, indem Sie auf „OK“ klicken.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Im ScanSnap Manager können Sie bis zu 20 Profile für unterschiedliche Scanner-Einstellungen erstellen. Die erstellten Profile lassen sich jederzeit schnell und unkompliziert nutzen, indem Sie mit der linken Maustaste auf das ScanSnap-Icon in der Systemleiste klicken und das gewünschte Profil auswählen.

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