Dokumentenscanner in Unternehmen: Ein Blick in die nahe Zukunft

Oft werden wir gefragt, wie sich der Markt für Dokumentenscanner und die Rolle des Scannens in Unternehmen entwickeln und verändern werden. Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei PFU Imaging Solutions, hat darauf eine klare Antwort: „Wir erwarten einen Paradigmenwechsel. Bislang findet das Scannen von Dokumenten primär zur Archivierung, also am Ende eines Geschäftsprozesses statt. Künftig wird der Scanvorgang mehr und mehr am Beginn eines Prozesses stehen, denn es geht darum, Papierdokumente von Anfang an in den elektronischen Workflow zu integrieren. Konkret bedeutet das: Alle Mitarbeiter können papierbasierte Dokumente mit nur einem Klick in digitale Geschäftsabläufe integrieren – unabhängig vom Bestimmungsort.“ Dafür sorgen zum einen die intelligente Verzahnung von Hardware und Erfassungssoftware und zum anderen die Möglichkeit, verschiedene, häufig wiederkehrende Prozesse in Scanprofilen zu speichern.

Mit den neuen Z-Generation-Scannern der fi-Serie ist PFU einen großen Schritt in diese Richtung gegangen. Die Kombination aus Business- und Personal-Scanner bringt ein deutliches Plus an Flexibilität und Produktivität. Bislang haben Unternehmen die Scanner der fi-Serie nur für spezifische Abläufe mit hohem Scanvolumen und hohen Geschwindigkeiten eingesetzt – etwa für das Einlesen von Rechnungen oder Belegstapeln. Oder sie kamen für typische Aufgaben des Dokumentenmanagements zum Einsatz und die digitalisierten Dokumente wurden anschließend direkt an ECM- oder ERP-Systeme weitergeleitet. Nun können Anwender diese Hochleistungsscanner zusätzlich im sogenannten ScanSnap-Produktivitätsmodus für persönliche, individualisierte Aufgaben nutzen.

Das Funktionsprinzip ist einfach erklärt: Ist der fi-Scanner im Leerlauf und wird er nicht durch eine Geschäftsanwendung genutzt, ist es mit nur einem Druck auf den Scan-Knopf möglich, den neu ergänzten Push-Modus zu aktivieren und persönliche Scanvorgänge anzustoßen. Auch die Scanner-Administration wurde deutlich verbessert: Über die Verwaltungssoftware können Administratoren für jeden einzelnen Scanner im Unternehmen gleichzeitig und zentral Updates oder Anpassungen vornehmen sowie Jobprofile definieren und vergeben. Fehlermeldungen und der Status von Verbrauchsmaterialien der Scanner werden ebenfalls zentral und in Echtzeit angezeigt. Damit steigt die Transparenz in der Verwaltung. Das beschleunigt wiederum die Fehlerbehebung, vereinfacht die Scanvorgänge und reduziert die Gesamtkosten.

Last, but not least hat PFU außerdem an der Dokumentenverarbeitung gefeilt und in der mitgelieferten ScandAll PRO V2 Premium Software Barcode- und Zeichenerkennung integriert. So lassen sich Dokumente leichter automatisch verteilen. Was die Software alles kann, werden wir hier in Kürze genauer erklären.

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