Digitales Maklerbüro? Gerne dann auch richtig

Digitale Akten, Unterlagen und Dokumente sind praktisch, verbrauchen kaum Platz und können jederzeit – ohne langes Wühlen im Aktenschrank – aufgerufen werden. Da ist es naheliegend, auf ein papierarmes Büro umzusteigen und alle nötigen Dokumente digital zu archivieren. Aber wo sind die Grenzen? Welche Dokumente sollten Sie als Makler sicherheitshalber im Original behalten? Und was müssen Sie bei der digitalen Archivierung allgemein beachten?

Generell gilt: Auch wenn Makler keinen Aufbewahrungspflichten unterliegen, im Zweifel sollte das physische Dokument im Original vorliegen. Dies gilt im Maklergeschäft besonders für Anträge von Lebens- oder Krankenversicherungen, Bürgschaften und Vollmachten.

Nachdem Sie die eingescannten Kundenunterlagen beispielsweise an den Versicherer übermittelt haben, sollten Sie die Papiere nicht sofort vernichten. Manche Versicherungsgesellschaften möchten auch die Originaldokumente im Nachgang. Entsorgen Sie daher erst nach Erhalt der bestätigten Vermittlerkopie die physischen Unterlagen. Speichern Sie außerdem den Scan gut auffindbar ab. Durch Übertragungsfehler oder versehentlichem Löschen durch Firewalls kann es passieren, dass eine erneute Übermittlung der Dokumente nötig ist.

Beachten Sie zudem folgende Grundsätze bei der digitalen Archivierung von Kundenunterlagen:

  • Archivieren Sie generell jedes Dokument so, dass es nachträglich nicht mehr veränderbar ist. Falls dennoch Nachbearbeitungen nötig sind, protokollieren Sie diese.
  • Vermeiden Sie Verwechslungen, indem Sie jedes Dokument eindeutig identifizierbar kennzeichnen.

Achten Sie unbedingt darauf, dass nur berechtigte Personen auf archivierte Dokumente zugreifen können.

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