Die papierarme Kanzlei – das sollten Sie bei der digitalen Zusammenarbeit beachten

Vor rund 20 Jahren war es kaum vorstellbar, dass die Digitalisierung auch in Steuerkanzleien Einzug hält und nach und nach die Papierakten verdrängt. Mittlerweile nutzen viele Kanzleien Dokumentenmanagementsysteme und gestalten so ihre Geschäftsprozesse effizient. Auch die elektronische Buchführung ist kein Mythos mehr, sondern ein fester Bestandteil des Alltags.

Bei der digitalen Zusammenarbeit mit Mandanten spielt nicht nur die EDV-technische Abwicklung eine wichtige Rolle. Folgende Punkte sollten Sie im Vorfeld mit Ihren Mandanten klären:

  1. Einigen Sie sich auf ein einheitliches Dateiformat der gescannten Dokumente: Achten Sie darauf, Unterlagen gerade einzuscannen, diese in einem einheitlichen Dateiformat abzuspeichern und sie vorher nicht zu heften oder per Hand zu beschriften.
  2. Vereinbaren Sie konkrete Anlieferungstermine mit Ihren Mandanten: Dadurch können Sie die rechtzeitige Bearbeitung und die Einhaltung von Fristen leichter gewährleisten.
  3. Klären Sie die Anlieferungsform der Daten: Achten Sie insbesondere beim Versand von E-Mails auf Sicherheit bei der Datenübertragung. Lassen Sie sich von Mandanten, die den unverschlüsselten E-Mail Verkehr bevorzugen, vorher eine schriftliche Genehmigung dafür geben. Sie können auch USB-Sticks, DVDs oder sichere Online-Portale dafür verwenden.

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