Der Traum vom papierarmen Haushalt wird wahr

Vom papierarmen Büro träumen viele. Doch was ist mit dem papierarmen Haushalt? Diese Frage stellte sich Michael Urspringer und beschloss vor etwa einem Jahr, den Traum zu verwirklichen und alle anfallenden Rechnungen, Bedienungsanleitungen und andere wichtige Unterlagen zu digitalisieren. Der vorhandene Flachbettscanner stellte sich für diesen Zweck als denkbar ungeeignet heraus. Auf der Suche nach einer Alternative wurde Urspringer beim ScanSnap iX500 fündig. 

Papierdokumente sammelt Urspringer in einem Ablagekorb und scannt sie einmal wöchentlich ein. Das dauert nur wenige Minuten, je nachdem, wie viel sich angesammelt hat. Dank verschiedener Scan-Profile lassen sich unterschiedliche Dokumententypen gleichermaßen einfach verwalten. Mit einem passenden Dokumentenmanagement-System verschiebt Urspringer die in durchsuchbare PDFs erstellten Scans in die entsprechenden Ordner. Belege für die Steuererklärung versieht er zudem mit Schlagwörtern, um sie später leichter wiederzufinden. Für die Datensicherung lädt Urspringer zudem jeden Abend die gescannten Dokumente in den Cloud-Speicher. Somit hat er jederzeit und überall die Möglichkeit, auf seine Unterlagen zuzugreifen.

Die nicht mehr benötigten Papierdokumente wirft Urspringer anschließend in den Müll: „Am Anfang hat es mich noch etwas Überwindung gekostet, den Papierkram wegzuwerfen. Aber mittlerweile bin ich da schmerzfrei.“ Auf Papier behält Michael Urspringer nur noch wenige Unterlagen, für die eine Aufbewahrungspflicht besteht, etwa Versicherungspolicen oder Urkunden. Seit Mai letzten Jahres hat er so bereits 1.500 Dokumente gescannt, die in drei Archivdatenbanken lagern. Dem Traum vom papierarmen Haushalt ist er damit ein ganzes Stück näher gekommen.

Den gesamten Erfahrungsbericht von Urspringer können Sie in seinem Blog nachlesen.

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