Der ScanSnap sorgt für mehr Effizienz im Büro

Weniger Durcheinander, mehr Produktivität: Das sind nur zwei Vorteile des papierarmen Büros. Und mit dem passenden Hilfsmittel wie einem ScanSnap-Scanner erreichen Sie das auch schnell. Bevor Sie jedoch gleich alles scannen, was Ihnen zwischen die Finger kommt, sollten Sie sich erst ein Ziel setzen – beispielsweise die Digitalisierung aller Unterlagen für die nächste Steuererklärung. Ein strukturiertes Vorgehen wird Ihnen später helfen. Hier drei Wege, wie Sie effizienter in Ihrem Büro arbeiten:

Digitalisieren Sie die häufig genutzten Dokumente zuerst

Haben Sie Papierdokumente, auf die Sie regelmäßig zugreifen müssen? Oder vielleicht sogar Ihr Team? Dann verschwenden Sie keine Zeit mit der Suche im richtigen Ordner oder in der passenden Ablage. Scannen Sie lieber die Dokumente gleich ein und speichern Sie diese zentral ab. Entweder auf Ihrem Computer oder auf einem Server, wenn Sie in einem Team arbeiten. Auch Cloud-Services wie Evernote, Dropbox oder SugarSync können hilfreich sein, da dann die Dateien auch unterwegs verfügbar sind.

Erstellen Sie digitale Sicherungskopien

In Unternehmen aber auch im eigenen Haushalt gibt es wichtige Dokumente, die Sie im Original aufbewahren müssen. Aber was ist, wenn die Papierdokumente verloren oder kaputt gehen? Mit dem ScanSnap können Sie eine digitale Kopie erstellen. Das kann Ihnen enorm viel Zeit sparen, wenn Sie die Unterlagen neu beantragen müssen. Aber nicht nur dann: Sollten Sie beispielsweise Vertragsdetails einsehen wollen, dann haben Sie die Infos gleich griffbereit auf Ihrem Computer gespeichert.

Scannen Sie kabellos

Mit der ScanSnap Connect Application können Sie ganz einfach auch Ihre Unterlagen auf Ihr mobiles Endgerät scannen. Zusammen mit dem ScanSnap iX500 brauchen Sie dafür nicht einmal einen eingeschalteten Computer. Sollten Sie also zwischendurch beispielsweise einen Brief finden, dann digitalisieren Sie ihn am besten gleich über Ihr Smartphone oder Tablet. So sammeln sich erst gar keine Papierberge an.

Natürlich gibt es noch zahlreiche weitere Möglichkeiten, wie Sie mehr Effizienz in Ihr Büro bringen. Dies sind nur drei Beispiele. Verraten Sie uns doch über Facebook oder über Twitter, wie Sie dabei vorgehen. Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen.

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