Das Chaos beherrschen – Trends im Enterprise Content Management

In den meisten Unternehmen herrscht das Chaos. Den Eindruck gewinnt man jedenfalls, sieht man sich die Ergebnisse einer aktuellen Studie von AIIM zum Thema Enterprise Content Management (ECM) an.  35 Prozent der befragten Unternehmen sagen, dass die Verwaltung ihrer Papierdokumente chaotisch bis schlecht (im Englischen freundlich als „somewhat unmanaged“ formuliert) ist. Von der Echtzeitkommunikation ganz zu schweigen. Tweets zum Beispiel werden bei 80 Prozent aller Studienteilnehmer nur chaotisch bis nicht ausreichend erfasst. Und so wünschen sich auch im Zeitalter der digitalen Kommunikation noch 60 Prozent der Befragten, dass ein ECM-System ein effizientes Management von Papierdokumenten ermöglicht.

Die gute Nachricht ist: Dafür gibt es inzwischen neue Ansätze wie Scan-to-Process oder Capture . In beiden Fällen ist das Ziel, Informationen auf Papier schneller und umfassender in den Geschäftsprozess zu integrieren. Zum einen, indem sie direkt dort erfasst werden, wo das Papier zuerst anfällt. Zum anderen, indem durch automatisierte und standardisierte Texterfassung gezielt die Daten erfasst werden, die für den Geschäftsprozess des jeweiligen Unternehmens kritisch sind. So werden zum Beispiel Überweisungsträger einer Bank nicht mehr mit Transportern zur elektronischen Erfassung in die Zentrale gefahren, sondern direkt in der jeweiligen Filiale digitalisiert. Von dort aus finden sie dann schnell auf dem elektronischen Weg Eingang in die zentrale Datenbank. Gleichzeitig werden beim Digitalisieren durch intelligente Capture-Lösungen bestimmte Daten wie Vorgangsnummern, Filialnummern oder Abteilungskürzel automatisch erfasst und kategorisiert. So sind einzelne, geschäftskritische Informationen direkt in die weiteren Geschäftsprozesse integrierbar. Für die Bank spart dies nicht nur Kosten für Transport und manuelle Datenbearbeitung, sondern beschleunigt auch den Prozess des Geldtransfers. Von einem solchen Enterprise Content Management profitieren aber nicht nur Banken und Versicherungen. Es ist für alle Branchen interessant, die verteilt mit einem großen Filialnetz arbeiten, wie Transport und Logistik, öffentliche Verwaltung, Hotel und Tourismus oder auch Restaurantketten. Wer sich für das Thema Capture und Enterprise Content Management interessiert, findet hier bei AIIM einige interessante Studien und Hintergrundinformationen.

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