Buchführung mit Zukunft − alles digital und just in time

Moderne Buchhaltung ist digital. Regalwände voller Ordner und der ständige Tonergeruch hart arbeitender Drucker gehören der Vergangenheit an. Die Zukunft: Papierrechnungen, Quittungen und Überweisungsbelege, die über einen Dokumentenscanner ganz einfach digitalisiert werden. Mit der Texterkennung lassen sich die auf den Unterlagen enthaltenen Angaben erfassen und in die Buchhaltungssoftware einlesen. Anschließend werden alle Daten ganz einfach via Internet an den zuständigen Steuerberater verschickt − das spart Zeit.

Zudem kosten Kopien der Belege eine Menge Geld. Mit dem Einsatz von Scannern lassen sich diese Ausgaben einsparen. Weiterhin schützt die digitale Buchhaltung durch den geringeren Papierverbrauch die Umwelt und macht Daten und Dokumente schneller auffindbar. Auf diese Weise lässt sich die Arbeitszeit weitaus effizienter nutzen und der Personalaufwand reduzieren.

Damit die digitale Buchhaltung funktioniert, müssen Unternehmen und Selbstständige jedoch zunächst die notwendigen Voraussetzungen schaffen. Dazu gehört das sichere Daten-Handling unter anderem über geeignete Backup-Programme. Diese stellen sicher, dass keine Daten durch Computerprobleme − wie einen Festplatten-Crash − verloren gehen. Um zu verhindern, dass sensibles Material in die falschen Hände gerät, muss das System zudem vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden.

Eine weitere Herausforderung neben der Sicherheit ist die Anpassung der Arbeitsabläufe in der Buchhaltung an die neuen Gegebenheiten des papierarmen Büros. Gerade bei langfristig eingeschliffenen Routinen erfordert die Umstellung einen gewissen Mut, der sich aber lohnen wird.

Weitere Informationen zur digitalen Buchführung im Büro 2.0 lesen Sie hier.

Das könnte dir auch gefallen Mehr vom Autor