Britisches Rotes Kreuz: Papierkrise gemeistert

Die Kommunikation nach außen ist bei vielen Hilfsorganisationen ebenso wichtig wie die Hilfe vor Ort. Der Grund hierfür: Organisationen finanzieren sich größtenteils über Spenden. Deshalb müssen sie so viele potenzielle Geldgeber wie möglich auf sich und ihr Anliegen aufmerksam machen. Dafür brauchen sie eine professionelle, schnelle und kontinuierliche Kommunikation nach außen. Für internationale Organisationen bedeutet dies eine Menge Papier- und Dokumentenaustausch. Clare McNeil, Pressesprecherin des Britischen Roten Kreuzes (British Red Cross), kann ein Lied davon singen.

10 bis 15 Pressemeldungen verschickt die Presseabteilung des Britischen Roten Kreuzes pro Monat. Zudem gehen in Krisenzeiten täglich über 50 Telefonanrufe bei Clare McNeil ein. Für die so dringend benötigte Berichterstattung in den Medien zählt jetzt vor allem eines: Schnelligkeit. Auch papierbasierte Dokumente und Fotos müssen unmittelbar an die unterschiedlichen Medienvertreter geschickt werden.

“Wir brauchten eine Scanlösung, die schnell und einfach Papierunterlagen in digitale Dokumente umwandelt, so dass wir diese umgehend an interne Mitarbeiter und externe Partner verteilen können. Als Hilfsorganisation sollte die Lösung natürlich kostengünstig sein. So kamen wir zum Fujitsu ScanSnap“, erklärt Clare McNeil. „Das Scannen dauert nur zwei Sekunden und wir konnten die Kosten für Post- und Faxgebühren drastisch senken.”

Auch die Größe des Scanners erwies sich als Vorteil in den kleinen Büros. “Die Flachbettscanner, die wir zuvor nutzten, benötigten viel Platz und waren nicht so einfach zu bedienen. Der ScanSnap hingegen passt ohne Probleme auf meinen Schreibtisch. Wir verwenden den Scanner jetzt auch, um unsere Ablageordner zu reduzieren und so hoffentlich ein bisschen mehr Platz im Büro zu schaffen“, so die Pressechefin.

Die britische Hilfsorganisation profitiert auch noch von einer Arbeitserleichterung, mit der sie bei der Anschaffung des Scanners gar nicht gerechnet hat. McNeil weiter: “Ein schöner Nebeneffekt ist, dass wir mit der Software CardMinder Visitenkarten direkt in unsere Datenbank einpflegen können. So lassen sich all unsere Kontakte viel besser verwalten und wir vergessen niemanden.“ Die Journalisten werden schnellstmöglich mit allen Informationen versorgt und auch die freiwilligen Helfer kann das Britische Rote Kreuz über die neuesten Berichte in den Medien beispielsweise per Scan-to-Email auf dem Laufenden halten.

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