Alles im Fluss: Digitalisierung bei den Kommunalen Wasserwerken Leipzig

Die Kommunalen Wasserwerke Leipzig (KWL) zählen 78.000 Kunden. Da fallen nicht nur viele Millionen Kubikmeter Wasser, sondern auch zahlreiche unterschiedliche Dokumente an. Täglich bearbeiten die Mitarbeiter der Wasserwerke An-, Ab- sowie Ummeldungen und kümmern sich um wechselnde Bankverbindungen oder Zählerstände. Damit der Aufwand für Verteilung und Bearbeitung der Post überschaubar bleibt, lag der Umstieg auf einen digitalisierten Posteingang nahe.

Daran stellen die KWL sehr spezifische Anforderungen: Das System soll bisherige analoge Vorgänge übernehmen, beispielsweise welcher Kollege welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt erhält und wer für die Verteilung zuständig ist. Auch interne Attribute über den aktuellen Status eines Dokuments und anschließende Prozesse muss das System abbilden können.

Grundlage, um all diese Prozesse zu implementieren: ein leistungsfähiger Dokumentenscanner, den die KWL bei der Firma Fujitsu fand. Fünf Scanner unterstützen die Mitarbeiter dabei, Dokumente digital zu erfassen und weiterzuverarbeiten. Die passende Software stellt die gescannten Unterlagen für nachgelagerte Anwendungen bereit, beispielsweise SAP-basierte ECM-Prozesse.

Mittlerweile arbeiten die Kollegen erfolgreich mit dem neuen System, das sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren lässt. Damit sind nicht nur die Mitarbeiter um ein Vielfaches effizienter, sondern auch die Beziehungen zu den Kunden verbessern sich weiter.

Lesen Sie hier die Erfahrungen der KWL-Mitarbeiter nach.

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