5 Fragen an… Gesine Anderson

Als Produktleiterin ist Gesine Anderson bei Lexware, Deutschlands bekanntestem Anbieter von kaufmännischer Software, für die Entwicklung und Vermarktung der Vereinsverwaltungssoftware zuständig. Sie weiß, was Vereine und deren Mitglieder bewegt und war so freundlich, uns ein paar Fragen zu beantworten.

1. Was ist aus Ihrer Sicht die größte Herausforderung der Vereine und Vereinsmanager im digitalen Zeitalter?

In Vereinen hat der Generationenwechsel gerade erst begonnen. Das heißt die Führungsriege besteht in der Regel aus Menschen, die häufig  nur eine geringe Affinität zur digitalen Welt mitbringen. Daraus resultieren eine Reihe von Problemen, wie etwa das Kommunikationsverhalten, so auch zum Beispiel die Nutzung von Telefon versus Kommunikation auf sozialen Plattformen wie Facebook.

Diese Diskrepanz ist vielen Vereinsführungskräften bewusst und die Verantwortlichen suchen nach Lösungen, wie sie ihren Verein zeitgemäß organisieren und nach außen repräsentieren können. Dazu gehören neben dem eigenen Webauftritt Angebote an die Mitglieder, online mit dem Verein in Kontakt zu treten. Dabei handelt es sich allerdings im Allgemeinen nur um „Einzellösungen“. Es gibt den – mehr oder weniger gepflegten – Webauftritt, das Online-Anmeldeformular, das dann im Idealfall per E-Mail an den Verein geschickt werden kann. Aber selten gibt es eine Schnittstelle zur eigenen Mitgliederverwaltung, mit Hilfe derer z.B. die von den Mitgliedern gemeldeten Adressänderungen in das Mitgliederverwaltungsprogramm übernommen werden könnte.

Die Herausforderung für Vereinsmanager wird also künftig sein, ein Organisationssystem zu implementieren, das von der Bedienerführung/Usability her so konzipiert ist, dass es dem Ungeübten ebenso wie dem versierten Anwender gleichermaßen gelingt, die unterschiedlichen Abläufe im Verein zu organisieren, den Verein nach außen zu repräsentieren, in Kontakt zu seinen Mitgliedern zu treten und zeitgemäße Angebote für die Kontaktpflege zu machen. (Stichwort „Mitgliederself-Services“).

2. Stichwort „papierlos“: Wie schätzen Sie die Chancen in den deutschen Vereinen ein, papierärmer zu arbeiten? Gibt es hier Mittel und Wege?

Das „papierlose“ Büro wird auch im Vereinsbetrieb Einzug halten. Als Beispiel sei an dieser Stelle die Übermittlung von Spielergebnissen in Sportvereinen genannt: Wurden früher nach einem Spiel oder einem Wettkampf die Ergebnisse erst handschriftlich dokumentiert, anschließend abgetippt, ausgedruckt und dann aufs Fax gelegt, so werden die Ergebnisse heute bereits vom Spielfeldrand aus via Smartphone übermittelt.

Wenn ein Verein über ein Organisationssystem, wie oben kurz angerissen, verfügt, dann könnten etwa Übungsleiter – gesteuert über eingeschränkte Nutzerrechte – ihre Teilnehmerlisten digital in das zentrale Organisationssystem des Vereins einfließen lassen. Sie müssten also nicht mehr Exceltabellen erstellen, ausdrucken und in der Geschäftsstelle des Vereins oder beim Vorstand/Abteilungsleiter zu Hause abgeben.

Eine gute Möglichkeit, papierärmer zu arbeiten, ist im ersten Schritt natürlich die Einführung einer Vereinsverwaltung, die multi-userfähig ist – entweder über eine Server-Installation, per VPN-Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand oder gleich browserbasiert.

3. Welche Funktion in der Lexware Vereinsverwaltung ist bei Ihren Anwendern am beliebtesten? Und welche möchten Sie ihnen besonders empfehlen?

Eine „Lieblingsfunktion“ im eigentlichen Sinne gibt es nicht, da unsere Anwender individuell entscheiden, welche Features im Verein zum Einsatz kommen.

Grundsätzlich handelt es sich bei unserer Lexware Vereinsverwaltung um eine Standardsoftware für die Mitglieder- und Beitragsverwaltung sowie die Finanzbuchhaltung, die zu einem vernünftigen Preis-/ Leistungsverhältnis in der Lage ist, auch komplexere Vereinsstrukturen transparent abzubilden. In der Adress- und Mitgliederverwaltung können sowohl die Vereinsmitglieder als auch die Förderer und Spender erfasst werden. Diese Adressdaten können nach den unterschiedlichsten Kriterien selektiert und gezielt über Serienbriefe oder Serien-E-Mails kontaktiert werden.

Die Beitragsstruktur ist flexibel und ermöglicht auch eine individuelle Zahlungsweise. Der Beitragseinzug ist mit nur wenigen Klicks zu erledigen und kann online und auch offline an die Bank übermittelt werden. Die automatische Übernahme der Zahlungseingänge in die Finanzbuchhaltung ist einfach zu bewältigen, sodass der Schatzmeister jederzeit die Finanzen des Vereins im Griff behält. Darüber hinaus können alle Vereinsvorgänge – auch mit Kostenstellen – nach den vereinssteuerrechtlichen Vorgaben ordnungsgemäß verbucht und für den Jahresabschluss ausgewertet werden.

4. Jemand, der gerade einen Verein gründet, fragt Sie um Rat. Welche drei Tipps würden Sie ihm mit auf den Weg geben?

Tipp 1: Nehmen Sie sich gründlich Zeit bei Ihrer Satzungsgestaltung: Hier muss die so genannte Steuer-Mustersatzung nach der AO (Abgabenordnung) wörtlich übernommen werden. Und ganz wichtig: Die Vereinssatzung muss so formuliert sein, dass sie mit dem Verein wachsen und alle neuen Entwicklungen abbilden kann. Hier lohnt es sich, einen Spezialisten hinzu zu ziehen.

Tipp 2: Arbeiten Sie projektbezogen! Zwar lässt sich das nicht verallgemeinern, doch den Ehrenamtlichen vom alten Schlag, der sich jahrelang aufopferungsvoll in seinem Verein als Vorstand, Schatzmeister etc. engagiert, findet man immer seltener. Das bedeutet nicht, dass die Bereitschaft, sich ehrenamtlich zu engagieren, abnimmt. Doch gerade jüngere Menschen möchten und können sich – aus beruflichen oder familiären Gründen – häufig nicht so langfristig binden. Diese Menschen können zur Mitarbeit bewogen werden, wenn es sich um überschaubare Projekte handelt.

Tipp 3: Besorgen Sie sich eine Software für die Verwaltung Ihres Vereins. Fangen Sie nicht mit Excel an, sondern suchen Sie eine Applikation – gleich ob Desktoplösung oder online – die mit Ihrem Verein wachsen kann und die es ermöglicht, dass Sie den Job nicht alleine machen müssen. Und wenn Sie eine Software einsetzen, überlegen Sie sich genau, wie Sie Ihre Daten anlegen, damit Sie ein Höchstmaß an Transparenz erhalten. Das heißt: Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Auswertungen Sie benötigen. Nach welchen Kriterien möchten Sie selektieren? Wie wichtig ist eine Buchführung mit Kostenstellen für Sie? Etc.

5. Haben Sie einen Lieblingsverein? Wenn ja, warum genau dieser Verein und was gefällt Ihnen dort am besten?

Nein, einen Lieblingsverein habe ich nicht. Ich finde alle Vereine, die sich für eine gute Sache engagieren, gleich bewundernswert. Gerade wenn man an die künftigen Probleme unserer immer älter werdenden Gesellschaft denkt oder an die klammen Kassen unserer Kommunen. Ohne das Engagement der vielen Ehrenamtlichen in unseren Vereinen, wäre bereits heute mancherorts buchstäblich das Licht ausgegangen.

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